KI-Automatisierung an den Stellen, wo sie wirklich Arbeit abnimmt
Die meisten KI-Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an der Stelle: Sie wird dort eingebaut, wo sie beeindruckt, statt dort, wo täglich Zeit verloren geht. Ich fange bei der Stelle an.
Wofür KI-Automatisierung im Mittelstand taugt
Sprachmodelle sind gut in einer engen Sache: unstrukturierten Text in strukturierte Daten verwandeln und umgekehrt. Daraus ergibt sich, was funktioniert:
- Eingehende Anfragen lesen, einordnen und an die richtige Person weiterleiten
- Aus PDF-Rechnungen, Lieferscheinen und Formularen Felder auslesen, die sonst abgetippt werden
- Antwortentwürfe vorbereiten, die ein Mensch prüft und abschickt
- Protokolle, Berichte und Zusammenfassungen aus vorhandenen Daten erzeugen
Und was nicht funktioniert: eine KI, die eigenständig Zusagen macht, Preise verhandelt oder rechtsverbindliche Auskünfte gibt. Da baue ich einen Menschen in den Ablauf ein, keine Ausrede.
KI-Automatisierung selbst versuchen oder beauftragen
Ein Chatfenster im Browser zu benutzen ist einfach. Ein Modell in einen Ablauf einzubauen, der jeden Tag hundertmal läuft, ist etwas anderes: Kosten pro Aufruf, Wiederholungen bei Ausfall, Umgang mit Falschantworten, Datenschutz, Nachvollziehbarkeit.
- Selbst versuchen: sinnvoll, um herauszufinden, ob das Modell die Aufgabe überhaupt kann. Kostet einen Nachmittag
- Beauftragen: sobald es in den Betrieb soll — mit Fehlerbehandlung, Budgetgrenze und Protokoll
Ich sage vorher, wenn eine Aufgabe für ein Sprachmodell ungeeignet ist. Regelbasierte Automatisierung ist oft billiger, schneller und zuverlässiger — und dafür braucht es keine KI.
DSGVO, wenn KI im Spiel ist
Sobald personenbezogene Daten an ein Modell gehen, ist das eine Verarbeitung wie jede andere: Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitungsvertrag, Eintrag im Verzeichnis, Löschfristen.
Praktisch heißt das drei Entscheidungen: Welche Felder gehen überhaupt raus. Wo steht das Modell — europäische Region oder eigener Server. Und wer haftet für die Antwort, wenn sie falsch ist.
Zu Artikel 22 DSGVO: eine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung darf nicht allein automatisiert fallen. Deshalb steht in solchen Abläufen ein Mensch — nicht aus Vorsicht, sondern weil es sonst nicht zulässig ist.
Womit ich baue
n8n für die Abläufe, Claude oder ein vergleichbares Modell für den Sprachteil, PostgreSQL für Daten, ein Server in Deutschland für den Betrieb. Nichts davon ist Selbstzweck: es ist die Kombination, die sich selbst hosten und im Zweifel wieder auseinandernehmen lässt.
Kein Aufbau, der ohne einen einzelnen Anbieter zusammenbricht.
Sagen Sie mir, welche Aufgabe bei Ihnen täglich Text hin und her schiebt
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